Conformément à la lettre de mission RPI1405218-2 - Mission d'audit, d’assistance, de conseil et d’accompagnement dans le cadre de la mise en place d’un logiciel de Gestion Electronique des Documents.



Période 1 :

- Réunion de lancement ayant pour but de formaliser les interlocuteurs, les objectifs et le périmètre de la mission.

- A partir des informations et documents fournis par le service informatique de la mairie, formalisation au travers de logigrammes des processus documentaires (Workflow).



Période 2 :

- A l’appui des éléments précédents, établissement d’un Dossier de Consultation d’Entreprises :

o Rédaction du cahier des clauses techniques particulières.

o Rédaction du cahier des clauses administratives particulières.

o Rédaction du règlement de la consultation.

o Rédaction du Bordereau des Prix Unitaires et DQE.

o Rédaction du cadre de réponse.

- Analyse des propositions commerciales reçues dans le cadre de la consultation.

- Notation des offres et établissement d’une short liste en fonction des notations.

- Animation de soutenances de négociation auprès de ces sociétés.

- Analyse finale des dernières offres reçues après soutenance.

- Accompagnement pour les démonstrations des logiciels retenus (POC) en finale.

- Contrôle de la conformité des documents contractuels avec l’accord cadre.

- Accompagnement à la signature des documents contractuels.

- Supervision du déploiement de la solution logicielle en mode projet.

- Planning et suivi des formations utilisateurs.

- Contrôle de la bonne exécution de la prestation réalisée par le fournisseur retenu.